Ein Dreivierteljahr ist es erst her, seit die ePA zur Pflicht im Sprechzimmer wurde. Doch die anfänglich sehr laute Kritik ist spürbar leiser geworden. Ob dabei Akzeptanz oder Resignation dahinter steht, ist sicherlich individuell verschieden. Fakt ist aber, dass das Projekt insgesamt gezielt weiter vorangetrieben wird. Fast alle Kassen bieten inzwischen zusätzlich eine Desktop-App an, die eine Alternative zum Smartphone-Zwang bietet. Was um so wichtiger ist, als zum 1. Juli die technische Anforderung auf Android14, bzw. iOS18 hochgeschraubt wurde. Parallel wurden die Funktionalitäten Push-Nachrichten und eMP ausgerollt und es wird endlich über eine gesonderte Regelung zum Beschlagnahmeverbot nachgedacht. Auch die Erstbefüllungspauschale wurde bis Ende 2026 verlängt. … viele Update-Splitter also, die wir nachfolgend aufgreifen und mit einem Bllick auf die Rolle der ePA-Ombudsstellen der Kassen abrunden.

Pauschale für die ePA-Befüllung: Nach wie vor sind die meisten GKV-Patienten nicht aktiv in der Verwaltung ihrer ePA. Eine repräsentative Umfrage ergab im Februar 2026, dass 71 % der angelegten Akten ‚ungepflegt‘ sind, während 9 % der Patient:innen sie direkt haben löschen lassen. (~ vzbv-Umfrage zur ePA: Ergebnischarts - PDF | 9 Seiten | Ergebnisbericht - PDF | 9 Seiten) ) Der Rest von 20% ‚gepflegter Akten‘ fällt gegenüber anderen Darstellung recht hoch aus, dennoch ist er ein gewichtiges Indiz für die Annahme, dass nach wie vor zahlreiche ePAs auch noch komplett unbefüllt sein dürften. Das betrifft vor allem „normal-gesunde“ Patienten, die in den letzten neun Monaten schlichtweg nicht beim Arzt waren, also eher Männer als Frauen (wg. Gyn-Terminen), eher Junge als Alte (wg. Chroniker). Daher macht es - in Abhängigkeit von der Fachgruppe - weiterhin Sinn, sich systematisch mit den Rahmenbedingungen der Erstbefüllung, die bis 31.12.2026 extrabudgetär mit 11 € dotiert bleibt, zu befassen. Eine gute Darstellung bietet bspw. die KV Hessen: ePA - Leistungen abrechnen. Einen weiterführenden Exkurs zur Frage, unter welchen Umständen und, wie lange zurück, hier eine Bereinigung bereits ausgezahlter Honorare erfolgen könnte, findet sich auf der Homepage der KV Sachsen: Die ePA-Erstbefüllung: Was ist zu beachten.

eMP + eML | elektronische:r Medikationsplan/-Liste:  Bis dato enthält die ePA lediglich eine Medikationsliste (eML), also eine Art chronologische Bestellhistorie, jedoch nur aller per eRezept verordneter Medikamente. Derzeit wird daher die erweitere Anwendung eMP ausgerollt, die in etwa der digitalen Version des gedruckten Medikationsplanes entspricht. Neu ist ab sofort auch die Möglichkeit, dass TI-angebundene Leistungserbringer OTC- und BTM-Mittel händisch in der eML nachtragen können. Anders als manche Überschriften suggerieren, ist der eMP aber noch nicht flächendeckend in der ePA verfügbar, vielmehr wird diese Funktion schrittweise und zunächst nur von einzelnen PVS-Anbietern in bestimmten Testregionen ausgerollt. Startziel insgesamt ist der Oktober 2026. Zu diesem Zeitpunkt wird dann vermutlich die Möglichkeit der Speicherung des eMP auf der eGK durch die entsprechende ePA-Funktionalität ersetzt. Auf die Anlage eines Medikationsplans haben alle Patient:innen Anspruch, die mindestens drei Medikamente für mindestens vier Wochen parallel einnehmen. Der Aufwand des Arztes wird - egal ob auf Papier oder digital erstellt - über die GOP 01630 vergütet (allerdings gibt es andere Ziffern bei Chronikern). Eine gute Überblicksdarstellung bietet die KBV: Themenseite Medikationsplan (~ als PDF) sowie dieser nach wie vor aktuelle Beitrag von Arzt.Abrechnung.Aktuell: Die kaum bekannte Nr. 01630.

Push-Nachrichten & technische Anforderungen: Aus Patientensicht ist neu, dass mit der neuen App-Version der ePA die Einstellung ermöglicht wird, sich per Push-Nachricht über jeden ePA-Zugriff und jede Einstellung eines Dokumentes informieren zu lassen.  Das soll das Vertrauen in den Schutz der eigenen Daten erhöhen. Aus der Arzt- und Apothekenperspektive muss entsprechend klar sein, dass zeitversetzte ePA-Zugriffe künftig vermehrt Irritationen auslösen können, wenn Patienten darüber automatisiert informiert werden. Gleichzeitig wurde - ebenfalls mit dem Sicherheitsargument - die Mindestanforderung für den Smartphone-Zugriff deutlich erhöht. Handys, die auf Android13 oder iOS17 laufen, sind seit 1. Juli - wie bisher schon noch ältere Betriebssystemversionen - von der ePA-Nutzung ausgesperrt. Dem Vernehmen nach sind davon rund 9% der (bisher) aktiven ePA-Nutzer:innen betroffen. ~ ePA-Aus für ältere Smartphones: Verbraucherschützer sehen Informationsdefizite. Eine Alternative ist der Zugriff auf die Akte am Laptop oder PC, für die inzwischen von allen Kassen Apps bereits gestellt werden, die allerdings beim Patienten ein Kartenlesegerät der Sicherheitsklasse 2 oder eine digitale Gesundheits-ID voraussetzt. (~ Info-Beispiel: TK) Was genau benötigt wird, darüber informiert unter ~ epaclient.de eine Webseite der Bitmarck GmbH, die gebündelt auch Downloadlinks zu zahlreichen Kassen-Apps in der Desktopversion bereithält.

Beschlagnahmeschutz & Betriebsärzte: Normativ ist die Funktionalität der ePA bereits ausformuliert - Neuerungen ergeben sich daher, wie oben beschrieben, vor allem aus der technischen Umsetzung. Ein Aspekt wurde jedoch von Beginn an ob seiner ‚Nicht-Regelung‘ kritisiert: der (fehlende) Beschlagnahmeschutz. Dieser ist für papierne Arzt- und Patientenunterlagen umfassend gegeben. Eine Sondernorm für die digitale Akte fehlt jedoch bisher, da von Regierungsseite stets signalisiert wurde, dass eine solche nicht nötig sei. Diese Haltung wird vom Bundesjustizministerium nun jedoch nicht mehr vertreten, da es neue EU-Regeln für den grenzüberschreitenden Zugriff auf digitale Beweismittel durch Ermittlungsbehörden gibt. (~ mehr zu) Folge ist die Ankündigung: „Das BMJV erarbeitet derzeit eine gesetzliche Klarstellung, dass die Daten der elektronischen Patientenakte ausdrücklich dem Beschlagnahmeschutz nach der Strafprozessordnung unterliegen. Ein konkreter Regelungsvorschlag soll zeitnah vorgelegt werden.“ (~ Quelle)

Gleichzeitig ist mit dem GeDIG, über das wir in KW22 einen Überblick gegeben hatten (~ Digitalgesetz, das Zweite | Planungen für eServices, die Zukunft der Ti und die Nutzung von Patientendaten) vorgesehen, Betriebsärzten, die bisher - trotz TI-Anbindung - nicht auf die ePA zugreifen dürfen, im Kontext der Einführung einer darauf bezogenen Opt-Out-Regelung automatisiert den vollen Zugriff zugewähren. Unternehmensverbände hatten dies gefordert. Ob allerdings diese Regelung so auch kommen wird, ist angesichts der scharfen Proteste von Arzt- und Psychotherapeutenseite derzeit offen, da sich das Gesetzesverfahren noch im Stadium des ersten Referentenentwurfes befindet. (~ mehr Infos)

Patienteninformation + Ombudsstelle: Weiterhin gilt im Übrigen, dass für die zahlreichen organisatorischen Fragen, die Patient:innen im Kontext der ePA haben, weder Praxen noch MVZ zuständig sind. Allerdings ist das Wissen, dass genau zum Zweck der Fragenbeantwortung jede Krankenkasse eine "Ombudsstelle ePA' hat, die als Beratungsstelle dient, kaum vorhanden (~ Ergebnisgrafik zur Frage des Bekanntheitsgrad). Und, ehrlich gesagt, informieren viele Kassen über diese per Gesetzeszwang eingerichteten Ombudsstellen nicht eben offensiv. Die Verbraucherschutzzentrale Hamburg hat daher für einige große Kassen die Erreichbarkeit der ePA-Ombudsstelle zentral zusammengestellt: Probleme mit der ePA? Ombudsstelle fragen! Es ist gegebenfalls sinnvoll, dass entsprechende Informationen für Patienten zur Entlastung der MFA am Praxistresen vorgehalten werden. Ergänzend verweisen wir auf unsere Ausführungen vom April 2025: ePA - Relevante Detailaspekte: Protokolle, Ombudsstellen, Patienteninformation.

Seit dem 28. Juni 2025 verpflichtet das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) branchenübergreifend Unternehmen dazu, ihre digitalen Angebote barrierefrei zu gestalten. Wir hatten über Hintergründe und Anforderungen mehrfach informiert: Praxiswebseite: Neue Pflichten durch das Barrierefreiheitsgesetz. Nun, ein Jahr nach Inkrafttreten, hat die in dem Kontext neu geschaffene Behörde zur Überwachung der Einhaltung dieser neuen Pflichten ihre Kontrollinfrastruktur vollständig aufgebaut. Zuständig ist die MLBF - "Marktüberwachungsstelle der Länder für die Barrierefreiheit von Produkten und Dienstleistungen" - eine Anstalt des öffentlichen Rechts, die seit dem Hernst 2025 von Magdeburg aus bundesweit tätig ist. (~ über die MLBF) Bei Nichterfüllung der Pflichten kann die Behörde von unternehmen Nachbesserungen verlangen, die Bereitstellung von Produkten oder Dienstleistungen einschränken oder untersagen, sowie Bußgelder von bis zu 100.000 Euro verhängen (§ 37 BFSG).

Für Praxen und MVZ, die unter das Gesetz fallen, ist die Beschwerdeschwelle bemerkenswert niedrig: Jede Privatperson – ein Schwerbehindertenausweis ist ausdrücklich keine Voraussetzung – kann über das Kontaktformular auf mlbf-barrierefrei.de formlos, kostenlos und ohne anwaltliche Unterstützung eine Barriere melden. Jede eingehende Meldung löst nach Angaben der Behörde automatisch eine Prüfakte aus. Beschwerden haben dabei nach eigenem Bekunden der MLBF den Vorrang vor proaktiven Stichprobenkontrollen. Parallel besteht ein wettbewerbsrechtliches Risiko: BFSG-Verstöße werden in der Rechtspraxis zunehmend als Marktverhaltensregeln im Sinne des § 3a UWG diskutiert, was Mitbewerbern und qualifizierten Verbänden den Weg zur Abmahnung eröffnen kann – ein Risiko, das seit dem Inkrafttreten des Gesetzes bereits in zwei Abmahnwellen (ab August 2025 bzw. Februar 2026) sichtbar geworden ist. Kanzleien verschicken dabei Briefe, die auf eine außergerichtliche Einigung abzielen. Mehr Informationen zu den Abmahnungen finden sich (~ hier). Doch nicht nur diese fragwürdige Rechtspraxis, sondern auch die ausgesprochene einfache Beschwerdemöglichkeit mit wenigen Klicks kann, beispielsweise durch unglückliche Patient:innen ausgelöst, zu einem erheblichen Aufwand für die Praxen und MVZ werden.

In einem aktuellen Artikel der ÄrzteZeitung bringt Susanne Müller, BMVZ-Geschäftsführerin, die Lage auf den Punkt: Das Gesetz habe für die meisten Praxen und MVZ derzeit „nicht die erste Priorität. Die im Kern sinnvolle Pflicht zur digitalen Inklusion steht im Widerspruch zu dem hohen Druck, den Praxisteams und MVZ-Verwaltungen angesichts der Politik des BMG verspüren." (~ ÄrzteZeitung v. 30.06.2026) Das ist nachvollziehbar – und dennoch bleibt das Thema unweigerlich auf der Agenda. Denn jede Praxisleitung wird unter Berücksichtigung ihrer individuellen Situation, ihrer Ressourcen und des konkreten Umfangs ihrer digitalen Angebote einschätzen müssen, welchen Stellenwert die BFSG-Umsetzung im eigenen Betrieb einnimmt. Dass bislang kaum juristische Verfahren oder geahndete Verstöße im Gesundheitsbereich bekannt geworden sind, lag am Entwicklungsstand der Überwachungsstelle und darf nicht als Freifahrtschein missverstanden werden – zumal die MLBF nun einsatzbereit ist.

Über deren Arbeit hat der Behördenchef im März 2026 in einen Interview Auskunft gegeben: "Sanktionen sind für uns stets das letzte Mittel." Darin ist die Rede von bis dato 500 eingegangenen Meldungen, die "von uns auf Vollständigkeit und Plausibilität geprüft und dokumentiert [werden]." Eine Zahl, die sich bis Anfang Juni 2026 auf 700 erhöht hat. Allerdings ist die Bearbeitung von Meldungen von Privatpersonen, die weitgehend anonym erfolgen könnne (lediglich eine Kontakt-Mail-Adresse ist Pflicht) oder Unternehmen, bei denen im Meldeformular vollständige Daten angegeben werden müssen, nur ein Teil der Aktivitäten. Ein weiterer Baustein sind "zielgerichtete Marktüberwachungsstrategien" und risikoadjustierte "Überwachungsschwerpunkte." (~ mehr Infos). Einen Bericht dazu bietet dieser Blog-Eintrag: Die MLBF verrät, wie sie prüfen will.

Kurzer Reminder: Das BFSG regelt die Barrierefreiheit von digitalen Dienstleistungen und Produkten. Unternehmen (und Behörden) müssen das BFSG befolgen, wenn sie digitale Güter anbieten. Ausnahmen gelten für Kleinstunternehmen, definiert nach § 2 Nr. 17 BFSG als Betriebe mit weniger als zehn Beschäftigten und einem Jahresumsatz bzw. einer Jahresbilanzsumme von jeweils höchstens zwei Millionen Euro. CAVE: Praxen, die digitale Tools wie Terminvereinbarung oder Videosprechstunden nutzen, fallen dennoch unter die Regelung – eine Einzelfallprüfung ist daher allen Praxen empfehlenswert. Kleinstunternehmen, die Unterstützung bei der Umsetzung suchen, können sich an die Bundesfachstelle für Barrierefreiheit wenden, die gemäß § 15 BFSG dafür eine spezielle Beratung anbieten muss. (~ BFSG-Beratungsangebote) Das BFSG erfasst im Übrigen - mit Übergangsfristen - auch physische Produkte, wie Selbstbedienungsterminals, wozu ausdrücklich auch Anmeldeterminals in Arztpraxen und MVZ zählen.